Mindfulness: leren omgaan met stress
Je hebt in 2015 een cursus Mindfulness gevolgd.

Hoe kijk jij hierop terug?
Het was een mooie, maar intensieve opleiding die inspeelt op een zeer actueel thema: omgaan met stress. De opleiding heeft mij nieuwe inzichten gegeven en veel geleerd over mijzelf en over hoe anderen omgaan met stress.

Wat voor impact heeft dit op het team en het werk gehad?
Door het volgen van deze opleiding konden wij inspelen op de grote vraag naar body en mind lessen op het USC. Ik ben momenteel de enige docent die deze cursussen geeft.  Er worden op het USC twee cursussen per blok aangeboden. Deze zijn standaard helemaal vol.

Het thema is ‘In beweging’. Wat binnen SOZ heeft jou in beweging gebracht vorig jaar?
Naast alle sportlessen die ik geef op het USC, heb ik ook mindfulness gegeven in het vitaliteitsprogramma voor SOZ. Dit was erg leuk om te doen!

1e Study Abroad Festival
Eind oktober organiseerde International Relations het 1e Study Abroad Festival.

Hoe kijk jij terug op het festival?
Het was de eerste keer dat het International Relations Office en de faculteiten zo’n grootschalig evenement organiseerden om studenten te informeren over de mogelijkheden om te studeren in het buitenland. Het vormgeven van het festival was een enorme klus. Gelukkig was er een hele goede samenwerking met de facultaire buitenlandcoördinatoren en andere collega’s van bijvoorbeeld communicatie.

Hoe heeft het festival studenten in beweging gebracht?
Ongeveer 350 studenten woonden het festival bij. Deze studenten waren al in beweging wat studeren in het buitenland betreft, maar dit event heeft ze ongetwijfeld geënthousiasmeerd en geïnspireerd om de mogelijkheden te ontdekken buiten de grenzen van hun eigen land. De ‘meet & greet’ werd erg gewaardeerd, evenals de facultaire sessies waar studenten met name veel opleiding specifieke vragen konden stellen.

Wat binnen SOZ heeft jou in beweging gebracht vorig jaar?
Bij het organiseren van een grootschalig evenement komt veel kijken. De gezamenlijke brainstormsessies met faculteiten waarin leuke ideeën werden uitgewerkt tot haalbare activiteiten hebben ons allemaal in beweging en dichter bij elkaar gebracht. We kijken ernaar uit om de volgende editie van het Study Abroad Festival met elkaar te organiseren.

Ontmoetingen tussen kunst en wetenschap
2015 stond in het teken van het 440e lustrum van de Universiteit Leiden.
Studium Generale organiseerde een speciale gesprekkenreeks.

Hoe kijk jij terug op deze gesprekkenreeks?
‘Deze reeks was het grootste project dat Studium Generale de afgelopen jaren heeft ondernomen (en de meest omvangrijke samenwerking met partnerorganisaties). Het gaf dan ook erg veel voldoening om te zien dat er tijdens de gesprekken het soort open dialoog tot stand kwam over de relatie tussen kunsten en wetenschappen waar we op hadden gehoopt. Kijk vooral zelf terug!’

Wat heeft deze reeks de deelnemers gebracht?
‘Naast meer inzicht in de samenhang van wetenschap, kunst en maatschappij (precies een van de doelstellingen van Studium Generale!) kregen de deelnemers vooral een inkijkje in de werkprocessen en praktijken van de deelnemende kunstenaars en wetenschappers.’

Het thema is ‘In beweging’. Wat binnen SOZ heeft jou in beweging gebracht vorig jaar?
‘Het werken in het geweldige team van Studium Generale – we kunnen het hier erg goed met elkaar vinden en geven elkaar steeds nieuwe ideeën voor projecten.’

Meer controle inschrijfproces 
Functioneel Beheer heeft stappen gemaakt in de processen voor meer toegankelijke informatievoorziening.

Hoe kijk jij terug op deze stappen?
‘Het proces van het toekennen van het Bindend Studie Advies (BSA) was complex en kostte veel tijd. Door het inzetten van een nieuwe techniek is het proces vereenvoudigd en versneld.’

Wat heeft deze ontwikkeling voor SOZ en de studenten betekend?
‘De BSA’s worden nu geautomatiseerd neergezet en de faculteiten hoeven dit alleen nog maar te controleren. Het accorderen van de BSA is ook vereenvoudigd. Met als extra bijkomstigheid dat de uitval van studenten kleiner is doordat er meer controle is op het gehele inschrijfproces. En de rapportage over aantallen BSA’s is verbeterd. Verder zijn we overgestapt van het versturen van het Bindend Studieadvies via brieven naar e-mail . We hebben natuurlijk vooraf gecheckt met AZ en JZ of dit was toegestaan. Dit samen resulteert in een besparing op portokosten en op de benodigde uren om het proces uit te voeren.’

Gezamenlijk doel 
De samenwerking met andere afdelingen voor het Aanmeld-Toelating-Inschrijf-proces (ATI proces) is succesvol gebleken.

Hoe kijk jij terug op deze samenwerking?
‘Ik merk tijdens de zomer dat de verschillende afdelingen – ondanks dat ze allemaal hun eigen taken hebben – wel heel sterk doorhebben dat ze een gezamenlijk doel nastreven. Een zomer is altijd hectisch voor ATI-afdelingen, maar door een goede samenwerking zorg je dat het draagbaar blijft.’

Wat voor uitwerking heeft de samenwerking op de onderlinge band gehad?
‘Samen met een paar andere collega’s van de Front Office en de LU-Cardbalie werken we soms als invalkrachten bij de Studentenadministratie en voor belacties voor de Financiële Administratie. Naast een betere professionele samenwerking leidt dit tegenwoordig ook tot gezellige borrels met verschillende SOZ-afdelingen!’

Het thema is ‘In beweging’. Wat binnen SOZ heeft jou in beweging gebracht vorig jaar?
‘Sinds het zwangerschapsverlof van een collega bij STA werk ik parttime bij de Studentenadministratie naast mijn reguliere werk bij Front Office Studentenzaken. Hierdoor ben ik heel letterlijk de hele tijd in beweging tussen verschillende afdelingen van SOZ.’

Frisse blik
In het afgelopen jaar zijn de processen en procedures van Housing Office onder de loep genomen.

Hoe kijk jij hierop terug?
‘Positief. Samen met onze communicatieadviseur hebben we met een frisse blik naar onze webteksten gekeken en een nieuwe opzet gemaakt die uitgaat van het perspectief van de student. De oude webteksten van het Housing Office waren verouderd qua manier van communiceren en in de loop der jaren was er een ‘wildgroei’ aan informatie toegevoegd. We hebben deze andere manier van kijken kunnen ‘toetsen’ door middel van een teambijeenkomst, waarin we onder begeleiding van de communicatieadviseur onze eigen processen in kaart hebben gebracht, op een manier die goed paste bij de nieuwe opzet voor onze webpagina’s.’

Wat voor impact heeft dit op het team en het werk gehad?
‘Qua tijdsbesteding heeft het niet heel veel tijd in beslag genomen. Natuurlijk heeft het tijd gekost om de webteksten en FAQ’s te herschrijven, checken en dubbelchecken, maar het heeft gelijktijdig ook geholpen bij een broodnodige update van de Housing jaarkalender, waarin we de processen qua planning en werkbeschrijving zo kort en bondig mogelijk hebben opgenomen. Ook in de uitvoering zijn we al begonnen met een aangepaste aanpak in een aantal van onze deelprocessen. Dit is vooralsnog een project in wording, maar gaat naar verwachting bijdragen aan flinke tijdsbesparing (en minder vragen van huurders) waardoor we de grote drukte in de piekperiodes beter kunnen voorbereiden (en stressvrij doorstaan…!)’

Het thema is ‘In beweging’. Wat binnen SOZ heeft jou in beweging gebracht vorig jaar?
‘De noodzaak om het een en ander qua planning en processen aan te passen – naast de vernieuwde website, een nieuw emailsysteem middels het al bij Plexus gebruikte FAQtory, een beter ingericht (software)systeem om het complexe huisvestingsproces te kunnen plannen en matchen en de komst van een aantal tijdelijke en nieuwe collega’s bij het Housing team.’